Privacybeleid

Deze privacybeleid geeft informatie over hoe Notariskantoor Verhoeks omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notariskantoor Verhoeks
Adres: Middenweg 152
Postcode / Plaats: 1782 BL Den Helder
Contactpersoon: mr. P. Voos-Nobels
e-mailadres: info@notarisverhoeks.nl

Dienstverlening door Notariskantoor Verhoeks
Notariskantoor Verhoeks vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Notariskantoor Verhoeks zal steeds zo secuur mogelijk beoordelen welke persoonsgegevens benodigd zijn om de opdracht of de wettelijke taak zo goed en zorgvuldig mogelijk uit te voeren.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dan dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Daarna mag er niets meer in die akte veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging is opgenomen.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), en/of het Handelsregister en/of het Kadaster en/of andere registers.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Iedere notaris moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is (als één van de weinigen) ook bevoegd dit identiteitsbewijs te kopiëren met alle gegevens die erop staan en de fotokopie te bewaren.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Notariskantoor Verhoeks vraagt persoonsgegevens uitsluitend op voor de volgende doeleinden:

• het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte is gekoppeld, zoals het uitbrengen van adviezen, het opstellen van een onderhandse akte en het afwikkelen van nalatenschappen;
• het vastleggen en raadplegen ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen;
• het verzamelen, vastleggen en gebruiken voor de financiële administratie.

Deze persoonsgegevens kunnen zijn de gegevens omtrent uw voor- en achternaam, het geslacht, adres en woonplaats (de NAW-gegevens), telefoonnummer, emailadres, het Burgerservicenummer (BSN), en overige gegevens die op het identiteitsbewijs vermeld staan, geboortedatum, geboorteplaats, bankrekeningnummer, uw burgerlijke staat en de gegevens over uw activiteiten op onze website.

Verstrekking aan derden
Notariskantoor Verhoeks geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of indien dat noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren.

Met derden, die persoonsgegevens verwerken van een cliënt in opdracht van Notariskantoor Verhoeks, sluit ons kantoor een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan:

• de openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, de rechtbank (huwelijksgoederenregister), Centraal (levens)testamenten register;
• de makelaar of andere betrokken adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
• de hypotheekadviseur of de geldverstrekker in verband met een overeenkomst, waarin u één van de partijen bent;
• de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
• de accountant of administratiekantoor;
• de belastingdienst.

Als wij persoonsgegevens doorgeven aan anderen maken wij hierover afspraken met hen om uw privacy te beschermen.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Notariskantoor Verhoeks niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Dit doel betreft het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen en/of het uitvoeren van overeenkomsten, één en ander mede gelet de van toepassing zijnde verjaringstermijnen.

Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Notariskantoor Verhoeks worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Notariskantoor Verhoeks verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Notariskantoor Verhoeks stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Beveiliging
Notariskantoor Verhoeks neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.

In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

• encryptie (versleuteling) van digitale bestanden met persoonsgegevens;
• beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie;
• controle op toegekende bevoegdheden binnen ons bedrijf.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Notariskantoor Verhoeks dan horen wij dit graag via info@notarisverhoeks.nl.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. U kunt u afmelden voor deze cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Wij maken gebruik van de navolgende cookies:

• Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Dit zijn analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy waarvoor wij geen voorafgaande toestemming van u nodig hebben.
• Tracking cookies: wij plaatsen geen cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
• Google Analytics: op deze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Notariskantoor Verhoeks gebruikt deze dienst om rapportages te krijgen over de wijze waarop van de website gebruikt wordt gemaakt en de kwaliteit en effectiviteit te meten. Wij maken gebruik van Google Analytics op de wijze die door de Autoriteit Persoonsgegevens is voorgeschreven om te kunnen vallen onder de uitzondering in de cookiewet, waardoor wij geen voorafgaande toestemming van u nodig hebben voor gebruik van Google Analytics. Wij hebben uw IP-adres geanonimiseerd volgens de richtlijnen van de Autoriteit persoonsgegevens.

Cookie-instellingen aanpassen en cookies verwijderen
Als u niet wilt dat Notariskantoor Verhoeks cookies plaatst op uw apparaat, kunt u het gebruik van cookies weigeren via de instellingen of opties van uw browser. U moet de instellingen van elke browser en elke computer afzonderlijk aanpassen. De onderstaande koppelingen brengen u direct naar de gebruikershandleiding van uw browser.

Chrome
Firefox
Internet Explorer
Safari

Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Facebook en Twitter buttons
Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen (“tweeten”) op sociale netwerken als Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk Twitter zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Facebook, Google+ en Twitter opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Aanpassen privacyverklaring
Notariskantoor Verhoeks behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen.